Einführung: Warum IT-Sicherheit für Unternehmen essenziell ist
IT-Sicherheit – Luxus oder Notwendigkeit?
Gerade für kleinere Unternehmen ist es wichtig, dass die IT-Infrastruktur ausreichend gegen Hacker geschützt ist, da sie ansonsten Risiken eingehen, denen sie sich oftmals gar nicht bewusst sind. Das ist gerade bei den Unternehmen, die wir betreuen, mit 5 – 30 PC-Arbeitsplätzen ziemlich häufig der Fall. Man kann sich das Ganze wie sein eigenes Haus vorstellen.
Einbruchsschutz für eure IT – Warum auch kleine Firmen betroffen sind
Man möchte das eigene Haus auch vor Einbrechern schützen. Allerdings ist es individuell, was man dafür tut. Manche gehen hin und schützen das Haus nur mit einer einfachen Tür und einem anständigen Schloss, andere hingegen setzen sogar Wachpersonal ein Wachhund, Videokameras und hochintelligente Systeme ein, um Einbrechern das Leben schwer zu machen. Und genau so kann man das Ganze auch in der IT sehen. Man muss sich schützen, denn wenn gar kein Schutz vorhanden wäre, wäre das grob fahrlässig. Die Frage ist allerdings, wie sehr man sich schützt.
Risiko-Fehleinschätzung: Warum ‚Es ist ja noch nie etwas passiert‘ gefährlich ist
Viele Unternehmen kennen das Thema IT-Sicherheit allerdings nur von großen Firmen oder aus den Nachrichten. Man denkt sich bei mir kann doch nichts passieren, immerhin ist es die letzten Jahre ja auch gut gegangen, aber genau diese Annahme führt oft zum Verhängnis. Denn die Einschätzung ohne Fachwissen und ohne Hilfsmittel führt nicht selten zu viel zu wenigen Maßnahmen für die IT-Sicherheit.
Daher ist es nicht nur wichtig, zumindest einige grundlegende IT-Sicherheitsmaßnahmen umzusetzen, sondern auch sich einmal grundlegend beraten zu lassen.
IT-Sicherheit verständlich erklärt: Dein Unternehmen wie dein eigenes Haus
Ein Geschäftsführer, der in seiner Sprache und ohne IT-Fachchinesisch zumindest grob versteht, wie sehr seine Firma im Vergleich zum Beispiel mit dem eigenen Haus geschützt ist, desto eher kann er korrekte Entscheidungen in Bezug auf Maßnahmen und Budget für die IT-Sicherheit selbstständig treffen, ohne zu sehr unter- oder überdimensioniert zu sein. Wir z.B. zeigen den Geschäftsführern konkret auf wie viel Potenzial nach vorne und nach hinten für Ihre Firma mit IT-Sicherheitslösungen offen ist und wie sie im Vergleich zu offiziellen Standards oder Best-Practise, wie dem BSI-IT-Grundschutz stehen, also wie gut ihr Unternehmen aktuell geschützt ist. All das hilft den Unternehmern unabhängige Entscheidungen zu treffen, was für Ihre Firma am besten ist.
Individuelle Lösungen statt unnötiger Kosten – IT-Sicherheit mit Augenmaß
Klar, ITler würden Unternehmen am liebsten immer den vollsten Schutz anbieten, aber wir finden es wichtig, dass Unternehmer hinter den Unternehmen möglichst selbst entscheiden können, wie viel wirklich für sie nötig ist, aber mit der nötigen Fachqualifikation durch professionelle Begleitung. So hat ein Unternehmen nur das, was es wirklich braucht, und bezahlt auch nur dafür, ist aber trotzdem in der Regel einigermaßen gut geschützt. So steht alles in der Wage und so sollte es sein. Bitte lasst euch also grundlegend beraten und setzt passende Cybersicherheitsmaßnahmen um.
Grundlegende IT-Sicherheitsmaßnahmen für jedes Unternehmen
Die Basics der Cybersicherheit – Diese 5 Punkte muss jedes Unternehmen beachten
Die wichtigsten Cybergrundlagen haben wir hier mal kurz zusammengefasst:
Firewall & Virenschutz: Das untrennbare Duo gegen Bedrohungen
Eine Firewall ist das Element was euch direkt vor Gefahren aus dem Internet schützt. Es filtert und trennt guten vom bösen Datenverkehr und verhindert so einige Angriffe, die sonst möglich gewesen wären.
Der Virenschutz ist das Gegenstück zur Firewall, quasi ein untrennbares Paar. Er sorgt auf dem Computer selbst dafür, dass kein Virus seine Verbrechen begehen kann und filtert ein zweites Mal den guten vom bösen Datenverkehr, damit du ausreichend vor Gefahren geschützt bist. Ein Virenschutz in Kombination mit einer Firewall ist für den Grundschutz absolut verpflichtend – keine Diskussion.
Software-Updates: Warum jede Verzögerung gefährlich ist
Entweder es kümmert sich eine Person, ein Dienstleister oder ein Programm darum, aber es muss sichergestellt sein, das Sicherheitsupdates innerhalb von 72 Stunden eingespielt werden. Das sind Aktualisierungen von z.B. euren Programmen oder eurem Windows die vom Hersteller bereitgestellt werden, weil das aktuelle Programm so wie es gerade bei dir installiert ist, eine Lücke besitzt, die ein Hacker nutzen kann, um die Kontrolle zu übernehmen. Überlege dir also, wie stellst du sicher, dass Sicherheitsaktualisierungen von Software u. Betriebssystem innerhalb kürzester Zeit eingespielt werden. (Je kürzer die Zeitspanne, desto weniger Zeit bleibt den Angreifern)
Schulungen: Wie Mitarbeiter zur stärksten Verteidigung werden
Hört sich komisch an, ist aber eine der wichtigsten Bausteine in der Cybersicherheit. In der heutigen Zeit finden immer mehr Angriffe gar nicht durch irgendwelche Lücken in der Technik oder in den Programmen statt, sondern durch den Menschen an sich, der den Hacker unter einem Vorwand quasi freiwillig in sein IT-System lässt. Deshalb ist es immer gut sich zu überlegen, wie und wie oft schule ich meine Mitarbeiter zu den wichtigsten Angriffsszenarien, damit diese nicht dem Hacker „aus Versehen“ die Tür öffnen. Dazu gibt es z.B. von uns fertige Schulungen.
Datensicherung: Deine Versicherung für den Ernstfall
Und zu guter Letzt: Umso weniger Maßnahmen du in deinem Unternehmen aktuell umgesetzt hast oder umsetzen möchtest, desto wichtiger ist diese Maßnahme. Denn schlägt ein Hacker erstmal zu, und all deine Systeme werden unbrauchbar, dann ist es unheimlich wichtig, nicht erst wieder bei Null anfangen zu müssen, sondern alles wichtige in einer Datensicherung direkt zur Hand zu haben. Außerdem bist du so auch vor versehentlichen internen IT-Problemen, die zum Datenverlust führen geschützt. Im Zweifelsfalle ist das deine Absicherung, damit es nicht so richtig, richtig teuer wird.
Du solltest also immer im Auge haben, das all deine wichtigen Daten und Dienste stets korrekt gesichert werden und du jederzeit die Möglichkeit hast z.B. versehentlich gelöschte Daten wiederherzustellen.
Gute Planung der gesamten technischen Vorhaben
Die häufigste Ursache für IT-Chaos: Fehlende Planung
In der Regel geht der Traum einer gut laufenden IT-Infrastruktur immer daran zu Grunde, das vorher fast gar nichts geplant oder festgelegt wurde. So ist es immer ein Launenabhäniges Misch-Masch an verschiedensten Systemen, die nicht miteinander harmonieren oder schlicht einfach nicht sinnvoll funktionieren. Die Systeme stellen durch zu wenig Planung teils einfach ein weiteres, wenn auch ungewolltes Hindernis dar.
Warum eine durchdachte IT-Strategie unerlässlich ist
In einem Unternehmen ist es zu jedem Zeitpunkt besonders wichtig sich ganzheitlich Gedanken, um das eigene IT-System zu machen, so das alles zusammenpasst und man sich auch einig sein kann, wo die gesamte Reise hingehen soll. Nur das hilft weiter und kann viele Fehler in der Zukunft verhindern. Doch was genau sollte ich eigentlich bei der Planung meiner individuellen technischen vorhaben beachten, damit am Ende ein wirklich brauchbares Konzept entsteht?
Als erstes sollte man sich sehr genau Gedanken um das eigene Unternehmen machen. Wo möchte man hin, was will ich erreichen? Die IT-Planung eines Unternehmens hängt direkt mit dessen Konzept und Zukunftsplanung zusammen.
Fragen, die sich jedes Unternehmen bei der IT-Planung stellen sollte
Ich habe hier einige Fragen als Hilfestellung zusammengestellt, damit man sich selbst seine Unternehmensziele für die nächsten Jahre einmal vor die Augen holen kann. Die Fragen sind super als Anregung für die Planung des Konzepts.
- Was möchte ich bis Ende dieses Jahres erreicht haben?
- Wo möchte ich realistisch und bestenfalls in 5 Jahren stehen?
- Sind alle meine Prozesse durchleuchtet und dokumentiert?
- Was genau ist läuft momentan an meinem Arbeitsalltag noch nicht optimal?
- Welche analogen Prozesse kommen rein hypothetisch zur Digitalisierung in Frage?
- Wie viel Budget steht während dem Aufbau oder der Verbesserung und danach zu laufenden Pflege zur Verfügung?
- Wie viel Budget kann ich maximal und bei maximalem Mehrwert für meine IT investieren?
Vom Konzept zur Umsetzung: Wie IT-Planung konkret abläuft
Sind diese Fragen geklärt, kann es an die detaillierte Planung des Gesamtkonzeptes gehen. Hier empfehlen wir immer die professionelle Hilfe eins Fachteams, wie z.B. unseres das bei der Planung und bei den vielen Fachbegriffen unterstützt.
Im Schritt der Planung des Gesamtsystems müssen immer die passenden technischen Bausteine / Programme anhand der Ziele und des Budgets für das eigene Unternehmen ermittelt werden.
Prozesse optimieren, bevor sie digitalisiert werden
Angefangen wird bei den Prozessen und zunächst überlegt, wie man die eigentlichen analogen Prozesse verbessern könnte, so dass diese noch besser auch ohne Technik funktionieren würden. Hintergrund ist einfach wie simpel folgender: Digitalisiert man einen ohnehin schon schlechten Prozess einfach, wird dieser noch schlechter und den Vorteil, den man sich erhofft hat, wird zum Nachteil für das Unternehmen.
Die richtige Software für dein Unternehmen: Standardlösung oder Individualentwicklung?
Steht dieser verbesserte analoge Prozess dann einmal, wird anschließend mit dem Fachpartner gemeinsam geschaut, welches Produkt bzw. welche Software hier am besten für die maßgeschneiderte Digitalisierung verwendet wird. Bei uns passt in der Regel entweder ein Modul aus der Rundum-Sorglos-Betreuung oder ein Modul eines unserer Kooperationspartner perfekt, um einen gewünschten Prozess zu digitalisieren. Sollte beides mal nicht genau auf einen Kunden passen recherchieren wir gemeinsam eine passende Lösung oder schalten einen Partner zur individuellen Softwareentwicklung in den Digitalisierungsprozess ein.
Auf die Art und Weise, also Prozess nehmen, Prozess verbessern, überlegen wie man den Prozess technisch abbilden kann und am Ende die technische Abbildung des Prozesses läuft die perfekte Digitalisierung und Unterstützung der Technik am Ende des Tages. Hier sind wir aber nur bis zu den Prozessen gekommen, weiter geschaut werden muss für die Planung auf Basis unserer Fragenliste oben aber noch in weiteren Bereichen.
Vorausschauende IT-Planung: Diese Fragen sind entscheidend
Im Rahmen der Zukunftsplanung, die zwingend für eine gute IT-Infrastruktur erforderlich ist sollte man aus den Fragen extrahieren bzw. diese weiteren Fragen beantworten können:
- Wie viele Computer brauche ich in den nächsten 5 Jahren?
- Reicht dann noch die vermutete Software aus die ich einsetze, in der neuen Größe?
- Wie wird sich das IT-Budget die nächsten Jahre mit erhöhen und berücksichtige ich dies in meiner Finanzplanung?
- Welche Anpassung benötige ich im Sicherheitskonzept meiner Firma auf Basis des Wachstums?
- Entstehen neue Risiken, die abgesichert werden müssen?
- Gerate ich durch z.B. neue Gesetze die nächsten Jahre noch in irgendwelche zwanghaften Investitionen, die ich sonst lieber vermieden hätte?
- Gibt es neue Anforderungen z.B. an die Reaktionszeit oder die allgemeine Verfügbarkeit der IT?
IT-Sicherheit, gesetzliche Anforderungen und Budget: Alle Faktoren im Blick
Nachdem du zu jeder dieser Fragen eine Antwort gefunden hast, sollte man aus all dem etwas beinahe perfektes schnüren, aus allen Prozessen und Aufgaben im Unternehmen schafft man eine gemeinsame Planung aller eingesetzten IT-Mittel und prüft diese vorwiegend darauf, dass sie vernetzt sind und / oder sehr gut miteinander harmonieren. In diese Planung fließen auch die Schutzanforderungen an die IT-Sicherheit mit rein, Anforderungen der Gesetze und man setzt direkt auf Lösungen, die die Anforderungen der heutigen Zeit und der Zukunft einwandfrei lösen können. Wenn all dies dann noch mit dem Budget vereinbar ist, dann ist die Planung beinahe perfekt.
Warum harmonierende IT-Systeme den Unterschied machen
Denn harmonierende Systeme, die von vornerein so geplant wurden, dass sie miteinander arbeiten, als mehrere unabhängig voneinander eingerichteten Systeme laufen einfach super. Aber klar, neben der ganzen Planung sollten die Arbeiten dann auch fachmännisch umgesetzt werden und keine größeren Beratungsfehler entstehen.
Rein vom Konzept her unterstützt die Technik nach der Umsetzung das Unternehmen und die Arbeitsabläufe nun super und sorgt gleichzeitig vor Schutz vor Hackern. Denn: Die Fachprogramme untereinander greifen ineinander, die grundlegende Systemumgebung wurde so ausgelegt, dass sie einwandfrei harmoniert und auch für die Fachsoftware kein Hindernis darstellt und die IT wurde gegen alle gängigen Risiken, die durch die Verwendung wohl entstehen könnten von vornerein gut geschützt. Das wäre unsere Vorgehensweise und dementsprechende Best-Practise zur IT-Planung.
Expertenrat nutzen, um Planungsfehler zu vermeiden
Lass dich aber bitte immer vom IT-Fachpersonal beraten, da diese Fachleute oftmals tiefere Einblicke in die technische Seite einer Planung haben als verantwortliche oft selbst, wodurch dann Planungsfehler von vornerein verhindert werden.
Während der Planung müssen neben der ganzen Harmonie auch die passenden Programme benannt, die Vernetzung geplant und eine Sicherheitsplanung erstellt werden. Ganz so tief möchten wir das Thema in diesem Artikel nicht behandeln, für diese Punkte außerhalb der oberflächlichen Planung ist dann zwingend Fachpersonal hinzuzuziehen.
Regelmäßige Schulung der Anwender und stetige Anpassung der IT-Infrastruktur
Technische Entwicklungen: Warum IT-Strategien niemals statisch bleiben
Die technische Seite und technische Neuerungen sind teilweise so schnell da wie wieder verschwunden, so relevant oder auch unrelevant aber auf jeden Fall eines: Einfach eine pure Masse. Selbst wir ITler müssen uns sehr bemühen bei der Masse an Neuerungen und dem rasanten technischen Fortschritt mitzukommen und immer das beste für unsere Kunden rauszuholen.
Das erklärt nicht nur unsere optimieren Rundum-Sorglos-Betreuungsmodule, die jeweils immer bewährte Technologie enthalten, die wir entsprechend für die Firmen bereitstellen, sondern eben auch warum Schulungen und eine Anpassung bestehender Konzepte und Systeme immer wieder erforderlich sein wird. In der IT bleibt nichts mal eben so 12 Monate gleich. Nach einem Jahr kann es schon wieder sein, das individuelle Technik, die dein Unternehmen gerade einsetzt, schon wieder veraltet ist oder eine neuere noch günstigere Technik mittlerweile dein Problem einfach besser behandelt.
Die Bedeutung regelmäßiger IT-Planungsgespräche
Mit einem passenden IT-Partner an der Seite sollte daher mindestens jedes Jahr, besser noch häufiger ein Planungsgespräch stattfinden, um zu besprechen wo man durch veränderte Pläne des Unternehmens, der Technik oder dem Gesetz einfach in den kommenden Monaten und teils auch Jahren vermutlich nachdrehen und etwas verbessern muss. Das bleibt wichtig, damit Unternehmen nicht den Anschluss an die Konkurrenz verlieren.
Mitarbeiter einbinden: Der Schlüssel zur erfolgreichen IT-Nutzung
Auf der anderen Seite müssen Mitarbeiter nicht nur aus der IT-Sicherheits-Sicht wie weiter oben beschrieben, sondern auch in der Bedienbarkeit des Systems immer weiter mitgenommen werden. Für Mitarbeiter sind Neuerungen meistens erstmal nichts Gutes, weil sie gar nicht wissen, wie mit den neuen Funktionen umzugehen ist oder was das ganze überhaupt bringen soll. Aus diesem Grund ist es besonders wichtig, Mitarbeiter immer den Sinn und entsprechend auch ihre Erleichterungen mit einem neuen oder verbesserten IT-System „mitzuverkaufen“ und sie auf dem Weg bzw. beim Einstieg zu begleiten. Außerdem gilt: Je besser die Mitarbeiter mit dem IT-System der eigenen Firma umgehen können, desto weniger unproduktive Zeiten entstehen durch Unsicherheiten und desto mehr kann IT-Kosten senken und den Ertrag steigern.
Weitere Faktoren einer guten IT-Infrastruktur
Redundanz: Absicherung gegen Ausfälle
Was während einer Planung der IT und im Nachhinein nie vergessen werden darf ich das Konzept der Redundanz. Redundant ist einfach erklärt: Statt eine Haustüre hast du zwei, damit falls eine mal kaputt geht du weiterhin die zweite Türe verwenden kannst, um z.B. zur Arbeit zu gehen. Redundanz wird in Bereichen angewendet, wo entsprechend hohe Ausfallkosten entstehen, wenn ein IT-System mal Probleme bereitet. Entsprechend sollte je nach Risiken für jeden Part in dem gesamten System erwogen werden, ob und wie lange die Firma ohne dieses System arbeiten kann. Kannst du ohne etwas aus der IT gar nicht auskommen ist zusätzlich zur laufenden Betreuung zwingend die redundante Planung erforderlich.
Warum eine IT-Dokumentation unverzichtbar ist
Wenn das Konzept verschriftlich und veranschaulicht ist, die Umsetzung gemeinsam mit deinem IT-Partner vollendet ist und du eigentlich glücklich bist, ist die Arbeit noch längst nicht getan. Neben dem bereits mehrfach genannten Konzept beginnt nun die laufende Arbeit und Verbesserung. Aber auch eins, was am allerbesten bereits, während der Arbeiten angefertigt wurde: Die IT-Dokumentation. Aber wofür ist so eine Dokumentation überhaupt gut? In dieser können alle Beteiligten jederzeit nachlesen welche Maßnahmen wie umgesetzt wurden. Das ist wichtig, damit auch noch nach Jahren allen klar ist warum und wie etwas umgesetzt wurden ist, aber auch damit jeder X-beliebige ITler vollumfänglich bei jedem Problem helfen kann. Manche Versicherungen verlangen auch eine vorhandene IT-Dokumentation zur Absicherung und die Datenschutzgrundverordnung sieht sowas auch zur Beschreibung der Datenverarbeitung vor.
Kein Anspruch auf Vollständigkeit – aber ein praxisnaher Leitfaden
Dieser Artikel erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Gerade bei dem Thema können wir richtig in die tiefe gehen und fast kein Ende finden. Wir haben versucht uns auf die wichtigsten Punkte für Geschäftsführer unserer Zielgruppe zu fokussieren. Bewusst haben wir versucht möglichst Nutzerfreundlich und mit möglichst wenig Fachsprache Entscheidern einen Ratgeber an die Hand zu geben. Gebe uns gerne telefonisch oder per Mail Feedback.
Unterstützung gefragt? Wir helfen gerne!
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